LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
DI KANTOR SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN PURBALINGGA
Disusun Oleh :
1.
Irmas Tri Rahayu 10372
2.
Rahmaniar Ayu A 10413
3.
Saripah 10419
4.
Nurul Awaliyah 10444
SMK NEGERI 1
BANYUMAS
Jalan Pramuka No.
1 Banyumas Telp. (0281) 796017 Kode Pos 53192
Tahun Pelajaran
2016/2017
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
DI KANTOR SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN PURBALINGGA
Disusun Oleh :
1.
Irmas Tri Rahayu 10372
2.
Rahmaniar Ayu A 10413
3.
Saripah 10419
4.
Nurul Awaliyah 10444
SMK NEGERI 1
BANYUMAS
Jalan Pramuka No.
1 Banyumas Telp. (0281) 796017 Kode Pos 53192
Tahun Pelajaran
2016/2017
Halaman Persetujuan
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
DI KANTOR SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN PURBALINGGA
Disetujui dan diterima pada :
Hari dan tanggal : Jumat, 3 Juni 2016
|
Pembimbing
Institusi,
Tri
Wahyu Dini Susanti, S.STP
NIP.
19820322 200012 2 002
|
|
Mengetahui
K3
Administrasi Perkantoran,
Indarti
Widyaningsih, S.Pd
NIP.
19680703 199303 2 004
|
|
Guru
Pembimbing,
Muh.
Puruhito, S.Pd
NIP.
19650219 199003 1 004
|
KATA PENGANTAR
Puji
syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya,
sehingga Laporan Praktik Kerja Lapangan di Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Purbalingga dapat disusun dan diselesaikan dengan baik tiada aral suatu apapun.
Laporan
ini tidak akan terwujud tanpa bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada
kesempatan ini penyusun menyampaikan terima kasih yang setulusnya kepada :
1.
Bapak Drs. Ruslan Haris R., M.Pd Kepala
SMK Negeri 1 Banyumas
2.
Ibu Indarti Widyaningsih, S.Pd K3
Administrasi Perkantoran
3.
Bapak Muh. Puruhito, S.Pd selaku guru
pembimbing Praktik Kerja Lapangan SMK Negeri 1 Banyumas
4.
Kabag, Kasubag, dan seluruh staf
Sekretariat Daerah Kabupaten Purbalingga
5.
Seluruh Guru dan Karyawan SMK Negeri 1
Banyumas
6.
Kedua orang tua yang senantiasa memberikan
dukungan serta doa dalam kegiatan ini
7.
Serta pihak-pihak lain yang telah membantu
penyusun dalam menyelesaikan laporan ini
Penyusun menyadari
bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna, oleh karena itu penyusun
sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk memperbaiki pada masa
yang akan datang. Penyusun berharap laporan ini dapat bermanfaat.
|
Banyumas, September 2016
Penyusun
|
DAFTAR ISI
Halaman Judul.........................................................................................
i
Halaman Persetujuan............................................................................... ii
Kata Pengantar........................................................................................ iii
Daftar Isi.................................................................................................. iv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang.............................................................................
1
B. Tujuan..........................................................................................
1
C. Pembatasan
Topik Laporan..........................................................
2
BAB II PELAKSANAAN
PKL
A. Waktu
dan Tempat PKL..............................................................
3
B. Jenis
Pekerjaan Yang Dilakukan..................................................
3
C. Hasil
Yang Dicapai......................................................................
5
BAB III TEMUAN
A. Faktor
Pendukung dan Faktor Penghambat................................
7
B. Manfaat
Yang Diperoleh / Dirasakan..........................................
7
C. Pengembangan
di Masyarakat.....................................................
8
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan..................................................................................
9
B. Kesan...........................................................................................
9
C. Saran............................................................................................ 10
LAMPIRAN
-
Agenda Harian Kegiatan Praktik Kerja
Lapangan
-
Daftar Hadir Praktik Kerja Lapangan
-
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Untuk
menghadapi era globalisasi, penyelenggaraan pendidikan keahlian yang sistematis
dan sinkron dilakukan oleh Sekolah Menengah Kejuruan (SMK). Untuk melatih
peserta didiknya sehingga menjadi manusia yang berkepribadian baik dan
menguasai IPTEK serta IMTAQ dan mampu mengembangkan dirinya.
Proses
pelatihan ini dilakukan dengan cara berlatih bekerja langsung pada suatu
instansi yang sesuai dengan keahlian yang dimiliki siswa.
Praktik
Kerja Lapangan (PKL) ini sangat perlu dilaksanakan oleh siswa SMK agar dapat
bersaing apabila mereka masuk dunia kerja sehingga dapat mewujudkan misi SMK
untuk mengubah peserta didik dari status beban menjadi aset pembangunan yang
profesional.
Pratik
Kerja Lapangan (PKL) ini juga dilakukan agar siswa mampu menguasai kompetensi
yang berstandar pada bidangnya dan mampu mengembangkan serta menginternalisasi
sikap kerja profesionalitas dan mampu berkualitas.
B.
Tujuan
Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Pelaksanaan
PKL ini mempunyai tujuan agar peserta didik dapat mengembangkan keahlian yang
dimilikinya secara berkelanjutan dan mempraktikkan teori yang didapat di
sekolah dan mewujudkan misi SMK untuk merubah peserta didik dari status beban
menjadi aset pembangunan yang produktif dan profesional serta membekali peserta
didik dengan kepribadian dan kemampuan untuk dapat mengembangkan dirinya secara
berkelanjutan.
Di
SMK Negeri 1 Banyumas ada program keahlian Administrasi Perkantoran yang
mempunyai tujuan agar para peserta didik dapat mengembangkan keahlian yang
dimilikinya secara berkelanjutan dan mempraktikkan teori yang didapat di
sekolah dan mewujudkan misi SMK untuk mengubah peserta didik dari status beban
menjadi aset pembangunan yang produktif dan profesional serta membekali para
peserta didik dengan kepribadian yang matang.
C.
Pembatasan
Topik Laporan
Laporan
Praktik Kerja Lapangan ini disusun dari data yang kami himpun selama kegiatan
Praktik Kerja Lapangan di Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Purbalingga
selama 3 (tiga) bulan mulai 6 Juni 2016 sampai dengan 6 September 2016. Oleh
karena itu kami beri judul Laporan Praktik Kerja Lapangan Di Kantor Sekretariat
Daerah Kabupaten Purbalingga. Adapun penjelasan kegiatan tersebut kami jabarkan
dalam Bab II pada laporan ini.
BAB II
PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
A.
Waktu
dan Tempat PKL
Waktu
pelaksanaan PKL telah ditetapkan sekolah untuk Program Keahlian Administrasi
Perkantoran Tahun 2016/2017 dilaksanakan mulai tanggal 6 Juni 2016 sampai 6
September 2016. Tempat pelaksanaan PKL di Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Purbalingga, Jalan Onje No. 1B Purbalingga
B.
Jenis
Pekerjaan Yang Dilakukan
Dalam
melaksanakan kegiatan PKL, kami melakukan jenis pekerjaan diantaranya melakukan
pengurusan surat masuk dan keluar dengan tata cara sebagai berikut :
1. Pengurusan
Surat Masuk
a. Menerima
Surat
Setelah
surat diterima maka penerima surat harus mengisi tanda terima pada buku
ekspedisi yang dibawa oleh si pengirim surat.
b. Menyortir
Surat
Kegiatan
memilih-milih atau menggolongkan surat yang telah diterima berdasarkan atas
klasifikasi.
c. Mengagenda
Surat
Setelah
surat-surat digolongkan, kemudian surat dibuka, dibaca dan diperiksa apakah ada
lampiran jika surat tembusan maka menunggu surat aslinya. Kemudian dilampiri
disposisi yang telah berisikan keterangan-keterangan mengenai isi surat
tersebut dan dicatat dalam buku agenda surat resmi.
d. Penyaluran
Surat
Surat
yang telah dicatat pada buku agenda dan dilampiri lembar disposisi dimasukkan
ke dalam map dan diserahkan pada Pimpinan.
e. Pendistribusian
Surat
Surat
yang mendapat disposisi dari Pimpinan setelah itu diserahkan kepada pegawai
yang bersangkutan yang tertulis pada lembar disposisi atau daftar terlampir.
f. Penyimpanan
/ Pengarsipan Surat
Setelah
surat selesai ditindaklanjuti kemudian surat-surat tersebut dikumpulkan,
dilubangi dengan perforator dan dimasukkan ke dalam snelhecter atau ordner.
2. Pengurusan
Surat Keluar
a. Surat-surat
yang telah diketik, diparaf, dimintakan nomor urut (apabila surat tersebut
ditujukan kepada alamat/luar instansi maka dimintakan nomor ke bagian umum
setelah mendapatkan parat TU Bupati, TU Wakil Bupati, TU Setda tapi sebaliknya
apabila hanya dalam instansi cukup pada buku agenda surat keluar) dan tanggal
surat keluar.
b. Setelah
surat ditandatangani oleh Pimpinan kemudian surat asli digandakan sesuai
kebutuhan.
c. Setelah
surat digandakan kemudian distempel.
d. Surat
dilipat dan dimasukkan ke dalam sampul surat yang sudah distempel dan dibubuhi
alamat dan nomor surat.
e. Surat
tersebut dikirimkan ke alamat yang dituju.
3. Melakukan
Komunikasi Melalui Telepon
Untuk dapat
melakukan komunikasi dengan baik dan benar diperlukan pemahaman dan pengetahuan
tentang tata cara melakukan komunikasi melalui telepon. Berikut ini tata cara
melakukan komunikasi melalui telepon :
a. Menerima
Telepon
1) Mengangkat
telepon dengan tangan kiri dan tanpa mengucapkan kata ‘Halo’.
2) Menerima
telepon dengan bahasa yang santun.
3) Menanyakan
nama, alamat, maksud dan tujuan telepon.
4) Segera
memanggil pegawai apabila si penelepon menghendaki berbicara dengan pegawai
tersebut.
5) Menyampaikan
dengan baik dan jelas pesan si penelepon apabila tidak ada orang yang
dikehendaki.
6) Meletakkan
gagang telepon setelah si penelepon sudah mematikan teleponnya.
b. Melakukan
Panggilan Keluar (Menelepon)
1) Tangan
kiri memegang telepon, tangan kanan menekan tombol nomor tujuan yang akan
dipanggil.
2) Setelah
telepon terhubung, perkenalkan diri dan segera tanyakan orang yang dituju.
3) Berbicara
dengan bahasa yang sopan dan santun.
4) Jangan
beretele-tele, segera sampaikan maksud dan tujuan bertelepon.
5) Ucapkan
terima kasih pada akhir pembicaraan.
6) Letakkan
gagang telepon dengan benar pada tempatnya.
4. Melakukan
Penggandaan Dokumen
Melakukan
penggandaan dokumen yang jumlahnya sesuai dengan kebutuhan dilakukan oleh staf
khusus penggandaan dokumen yang berada di koperasi Setda Purbalingga, siswa
prakerin hanya menunjukkan dan menyerahkan dokumen yang akan digandakan.
5. Menerima
Tamu
Menerima tamu yang
dating dari instansi lain maupun masyarakat Daerah Kabupaten Purbalingga yang
mempunyai kepentingan dengan pegawai Sekretariat Daerah Purbalingga. Siswa PKL
menyambut dengan baik dan sopan serta menanyakan ingin bertemu dengan siapa,
kemudian siswa PKL memberitahukan kepada pegawai yang dimaksud.
6. Pendistribusian
Nota Dinas
Sebelum nota dinas
didistribusikan, nota dinar tersebut terlebih dahulu diagendakan dan diberi
nomor. Apabila nota dinas tersebut ditunjukkan kepada pimpinan (dalam hal ini
Bapak Bupati, Asisten Pemerintahan, Asisten Ekbang dan Kesra) perlu diatur
ulang apakah ada bagian dari nota dinas yang kurang atau tidak). Bila sudah
diatur, kemudian didistribusikan ke alamat tujuan.
C.
Hasil
Yang Dicapai
Dengan
adanya Praktik Kerja Lapangan ini banyak hasil yang dicapai oleh para siswa antara lain :
1. Dapat
berlatih bekerjasama antar pegawai.
2. Dapat
berlatih untuk bertanggungjawab dan konsekuen terhadap tugas dan kewajiban.
3. Dapat
mengurus surat masuk :
a. Menerima
surat dengan baik dan benar, setiap harinya menerima rata-rata 15-20 surat.
b. Menyortir
surat dengan baik dan sesuai dengan petunjuk.
c. Mengagenda
surat dengan tepat, setiap harinya mencapai sebanyak surat yang diterima.
d. Melakukan
penyaluran surat ke alamat yang dituju dengan tepat.
4. Dapat
mengurus surat keluar yaitu pendistribusian surat yang dilakukan dengan benar
sesuai dengan alamat yang dituju.
5. Dapat
menerima telepon dengan benar dan menggunakan bahasa yang santun.
6. Dapat
menggandakan dokumen dengan benar dan tepat waktu.
7. Dapat
menerima tamu dengan sopan dan baik.
8. Dapat
menginput data dengan baik dan benar.
BAB II
TEMUAN
A.
Faktor
Pendukung dan Faktor Penghambat
Setiap
pelaksanaan PKL pasti tak lepas dari adanya faktor pendukung dan faktor
penghambat. Berikut kami uraikan :
1. Faktor
Pendukung
a. Faktor
Pendukung dari Sekolah
1) Adanya
bimbingan dan kontroling dari pembimbing sekolah.
2) Adanya
pedoman pelaksanaan yang diberikan oleh guru pembimbing.
3) Adanya
pembekalan berupa materi maupun praktik yang diberikan oleh sekolah.
b. Faktor
Pendukung dari Instansi
1) Adanya
fasilitas yang memadai sehingga mempermudah pelaksanaan PKL.
2) Para
pegawai yang selalu membimbing dan memperhatikan siswa PKL.
3) Para
pegawai yang senantiasa bersikap baik dan ramah sehingga kami tidak canggung
dalam melaksanakan PKL.
2. Faktor
Penghambat
Di
dalam pelaksanaan PKL ini selain faktor pendukung, ada juga faktor-faktor yang
dapat menghambat atau memperlambat kegiatan PKL. Faktor-faktor tersebut antara
lain :
a. Kurangnya
rasa percaya diri siswa.
b. Kurangnya
pengetahuan dan wawasan akan kebiasaan atau acara kerja pada instansi.
B.
Manfaat
Yang Diperoleh
Setelah
kami melaksanakan kegiatan PKL, banyak sekali manfaat yang kami peroleh,
sehingga kami dapat menggabungkan pengetahuan kompetensi Administrasi Perkantoran
antara teori dan praktik. Teori merupakan ilmu yang kami dapat dari arahan dan
penjelasan guru di sekolah, sedangkan praktik merupakan ilmu yang kami peroleh
dari latihan kerja sehingga dapat memotivasi kami agar lebih semangat dalam
belajar.
Manfaat yang kami peroleh
selama praktik antara lain :
1. Kami
dapat melaksanakan pengolahan dokumen seperti :
a. Mengagenda
surat dengan baik dan benar.
b. Mengarsip
psurat engan baik dan benar.
c. Mengekspedisi
surat dengan baik dan benar.
d. Mengagenda
surat dengan benar dan tepat waktu.
e. Mendistribusikan
surat dengan baik.
2. PKL
ini memberikan gambaran nyata tentang tata usahaan Setda Kabupaten Purbalingga
yang sebenarnya pada kami.
3. Kami
dituntut untuk bertanggungjawab dan mandiri dalam melaksanakan tugas-tugas yang
diberikan oleh pembimbing institusi maupun pembimbing sekolah.
C.
Pengembangan
Di Masyarakat
Setelah
kami melaksanakan PKL di Setda Kabupaten Purbalingga, kami dapat menjalin
hubungan baik antara masyarakat, perangkat daerah dan lembaga pemerintahan
untuk mendukung terwujudnya tata pemerintahan yang baik, sesuai dengan Visi dan
Misi Setda Kabupaten Purbalingga.
Selain
itu, yang dapat kami terapkan di masyarakat yaitu dengan berbekal ilmu yang
didapat selama kami PKL, wawasan kami menjadi lebih luas mengenai tata
pemerintahan yang ada di kabupaten. Kami dapat membantu orang lain atau suatu
kantor atau suatu organisasi yang embutuhkan bantuan kami mengenai
ketatausahaan atau tata persuratan.
BAB IV
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Setelah
kami uraikan secara terperinci, maka dapatlah ditarik kesimpulan sebagai
berikut :
1. Struktur
Organisasi Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Purbalingga menggunakan sistem
sentralisasi.
2. Tugas
karyawan pada masing-masing bagian sesuai dengan tugas pokok dan fungsi.
3. Pengurusan
surat di Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Purbalingga menggunakan sistem
kartu kendali dan buku agenda.
4. Dengan
melihat hasil pekerjaan yang diperoleh pada waktu PKL, ternyata pelajaran yang
didapat pada waktu PKL memang sama dengan apa yang diajarkan di sekolah. Tetapi
dengan dipraktikkan secara langsung maka kami dapat lebih mudah memahaminya.
5. Relevansi
antara pelajaran yang diterima di sekolah dengan praktik di dunia kerja sangat
signifikan bahkan teori maupun praktik di sekolah sangat bermanfaat sekali di
dunia kerja.
B.
Kesan
Kesan
kami selama Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Purbalingga sebagai berikut :
1. Keramah-tamahan
dan kerjasama antar pegawai dengan siswa PKL yang sangat baik sehingga siswa
tidak menemukan kesulitan dalam melaksanakan tugas.
2. Tata
ruang kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Purbalingga teratur dengan baik
sehingga tidak mengganggu aktivitas pegawai.
3. Setiap
kebutuhan kantor yang dibutuhkan tersedia cukup memadai.
4. Pimpinan
yang berwibawa memberi motivasi kepada bawahan untuk mencapai hasil kerja yang
maksimal.
5. Lokasi
kantor yang strategis sehingga mudah dijangkau.
6. Pegawai
yang memberikan tugas langsung menegur siswa PKL yang melakukan kekeliruan
sehingga siswa dapat meminimalkan sedini mungkin kesalahan.
7. Selama
kami melaksanakan PKL kami merasakan dan mengetahui dunia kerja yang tidak jauh
bebeda dengan pelajaran yang diajarkan di sekolah dan dengan dipraktikkan
secara langsung kami lebih mudah memahami.
C.
Saran
Dalam
setiap pelaksanaan kegiatan pasti tidak lepas dari kekurangan atau kesalahan.
Oleh karena itu, untuk mendapatkan hasil yang lebih baik dalam pelaksanaan PKL
yang akan dapat, kami mempunyai beebrapa saran untuk instansi, sekolah dan adik
kelas. Saran tersebut antara lain :
1. Untuk
Instansi
a. Sebaliknya
dilakukan sistem bergilir pada tiap-tiap bagian agar siswa dapat menambah
pengalaman dari tiap-tiap bagian tersebut.
2. Untuk
Sekolah
a. Pengarahan
dan bimbingan dalam kegaitan pembekalan yang lebih jelas namun tidak
bertele-tele, sehingga mudah dimengerti oleh siswa.
b. Kontroling
dan koordinasi pembimbing sekolah dengan pembimbing instansi harus lebih
diperhatikan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan bagi siswa dalam pembuatan
laporan.
3. Untuk
Adik Kelas
a. Tingkatkan
rasa percaya diri kalian dalam melaksanakan tugas yang telah dipercayakan
kepada kita yang diberikan oleh pegawai.
b. Pahami
semua pengetahuan dan wawasan akan kebiasaan / cara kerja di Instansi.
|
L
A
M
P
I
R
A
N
|
Komentar
Posting Komentar